Aanmelden voor aanbesteding 
Nadat u de aanbesteding officieel heeft aangekondigd, begint ofwel het inschrijvingsproces of het aanmeldingsproces. Dit ligt aan de soort aanbestedingsprocedure. Als er sprake is van een selectie van gegadigden vooraf dan komt er eerst een aanmeldingsproces. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een niet-openbare procedure.
De aanbestedende dienst heeft vooraf mogelijke gegadigden benaderd voor de aanbesteding. In de aanmeldingsfase kunnen deze gegadigden een verzoek indienen om deel te nemen aan de procedure. Zij moeten bij deze stap onder andere gevraagde documenten aandragen. Een aanbieding doen zij nog niet, dat komt pas bij de inschrijvingsfase.
Wijze van aanmelden
Hoe het aanmelden precies verloopt, is afhankelijk van hoe de aanbestedende dienst dit proces in heeft gericht. Zo kan het zijn dat de aanmelding een format (opmaak) moet volgen. Doet een geïnteresseerde dit niet, dan is de aanmelding ongeldig.
Er zijn verschillende mogelijkheden voor het indienen van de aanmelding: per post, mail, fax, fysiek of elektronisch. Combinaties zijn eveneens een optie, zolang de wijze de toegankelijkheid van de aanbesteding maar niet beperkt.
Vanaf juli 2017 moet het proces van Europese aanbestedingen volledig digitaal verlopen, dit geldt dus ook voor de aanmeldingsfase.
Aanmeldingsdeadline
Bovendien moeten gegadigden rekening houden met een deadline voor wanneer de aanmelding binnen moet zijn. Deze sluitingsdatum wordt bepaald door de aanbestedende dienst. Hierbij gelden een paar minimumeisen voor de termijn, maar verder is er veel vrijheid in het kiezen van de datum. Wel moet deze in goede verhouding staan tot de aard en de complexiteit van de aanbesteding.
Hoe de aanmelding ingediend moet worden, voor welke datum en waar, moet de aanbestedende dienst vermelden in de aankondiging of in de selectieleidraad.
De aanbestedende dienst mag de aanmeldingen pas na de sluitingsdatum openen en daarbij moeten tenminste twee personen aanwezig zijn.
Zaken om op te letten
Vooral voor de aanbestedende dienst zijn er een aantal dingen waar op gelet moet worden:
- Aanmeldingstermijn: er moet voldoende tijd zijn voor het indienen van de aanmelding.
- Ontvangstregistratie: de aanbestedende dienst moet een proces-verbaal bijhouden over de ontvangst van de aanmeldingen. Hierin moet onder andere staan: welke aanmeldingsstukken ontvangen zijn, op welk tijdstip (inclusief minuten) en op welke wijze.
- Te laat is echt te laat: een aanmelding die te laat binnen is, is ongeldig. Zelfs als het maar een paar minuten te laat was.
Het stellen van vragen
In deze fase kunnen gegadigden ook nog vragen stellen. Bij aanmelding gaan dit soort vragen vaak over dingen als: de uitsluitingsgronden, selectiecriterium en geschiktheidseisen. De aanbestedende dienst kan vragen het best alleen schriftelijk laten stellen.
Antwoorden die de aanbestedende dienst geeft op vragen, moeten worden vastgelegd in de nota van inlichtingen.