De Nota van Inlichtingen


Nota van Inlichtingen

Het kan gebeuren dat iets in de inhoud of omschrijving van de aanbestedingsopdracht niet geheel duidelijk is voor iedereen. Bovendien kunnen geïnteresseerde partijen extra informatie verlangen om bijvoorbeeld een betere afweging te kunnen maken over creatieve ideeën voor inschrijvingen. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om ideeën met betrekking tot kwaliteit, innovatie of kostenverlagende dingen. Inschrijvers willen dit soort dingen wellicht aanbieden, maar niet het risico lopen om door deze creatieve insteek te worden afgewezen. In de Nota van Inlichtingen (NvI) zijn alle verduidelijkingen, aanvullingen en antwoorden op vragen verzameld.

Wat is de Nota van Inlichtingen bij een aanbesteding?

De Nota van Inlichtingen is een document dat aanvulling geeft op de aanbestedingsstukken die eerder gepubliceerd zijn. Tevens kan een NvI dienen ter verduidelijking of aanvulling van de selectieleidraad of offerteaanvraag. Hierbij mogen de aard en omvang van de opdracht absoluut niet veranderd worden.

Als u als aanbestedende dienst een wezenlijke verandering aan de aanbesteding door wil voeren, dan moet u dit doen door de opdracht af te breken en een nieuwe procedure te starten.

Deadlines

Omdat de Nota van Inlichtingen een belangrijk onderdeel van het aanbestedingsproces is, zijn hierop de algemene aanbestedingsregels van toepassing. Bovendien moet de NvI binnen een bepaalde termijn naar de inschrijvers verstuurd worden:



  • In een EU-verband: 10 dagen voor het aflopen van de inschrijvingsfase.
  • Overig: 6 dagen voor het aflopen van de inschrijvingsfase.

Voor de geïnteresseerde partijen is het dus ook belangrijk om vooral grote vragen op tijd te stellen. De aanbestedende dienst moet immers voldoende tijd hebben om hierop een antwoord te geven.

Beginselen van toepassing op Nota van Inlichtingen

Het gelijkheidsbeginsel bij aanbesteden schrijft voor dat alle inschrijvers de Nota van Inlichtingen op hetzelfde moment moeten krijgen. Als u besluit de NvI per post te sturen, moet u het document ook altijd nog elektronisch versturen. Zo heeft u altijd een gelijk moment van verzending, mocht er iets misgaan bij het bezorgen van de post.

Daarnaast moeten de andere beginselen in acht worden genomen bij de NvI: deze moet niet-discriminerend, objectief en transparant zijn.

Vragen schriftelijk laten stellen

Het is het handigst als de aanbestedende dienst verplicht stelt om vragen schriftelijk of via de e-mail te sturen. Zo staan de vragen altijd duidelijk op papier. Mondelinge vragen kunt u beantwoorden en daarna alsnog schriftelijk na laten sturen. Het is belangrijk dat u vermeldt dat partijen alleen rechten kunnen ontlenen aan de antwoorden die in de Nota van Inlichtingen staan geschreven en dus niet aan mondelinge antwoorden.

Als er genoeg animo voor is, kunt u eventueel een informatiebijeenkomst houden. Dat is tevens een moment waarop geïnteresseerde partijen hun vragen mondeling kunnen stellen.

Informatie uitsluiten uit Nota van Inlichtingen

Als u als aanbestedende dienst zorgen hebt dat bepaalde informatie schade kan brengen aan de economische belangen van uw organisatie, mag u dit weglaten uit de Nota van Inlichtingen. U moet in dat geval wel aangeven welke informatie u er buiten houdt.

← Alles over de aanbestedingskalender