Inkoopbehoefte aanbesteding
Op welke wijze bepaalt u uw inkoopbehoefte aanbesteding? U heeft behoefte aan een bepaald product of een bepaalde dienst of realisatie van een werk. U wilt uw inkoop uiteraard zo efficiënt mogelijk aanbesteden. Identificatie van de exacte behoefte is veelal de grootste uitdaging. De omschrijving van de gewenste producten, de bijbehorende aantallen, gewenste kwaliteit, levercondities, leverpunten, looptijd, inpassingen in het proces, etc.
Inkoopbehoefte bepalen
De inkoopbehoefte van uw (overheids)organisatie stelt u regelmatig vast. Het is van belang om samen met de (interne) gebruiker de exacte behoefte zo goed mogelijk in kaart te brengen. Wij adviseerden om al bij de teamvorming ook gebruikers in uw aanbestedingsteam op te nemen.
De inkoopbehoefte bestaat uit een aantal vraagstukken:
-Is er sprake van een werk, dienst of product?
-Wat zijn de gewenste eenheden en hoeveelheden van een dienst of product?
-Wat is het beschikbare budget?
-Is het één opdracht of is er sprake van percelen?
-Wat is de gewenste looptijd van de inkoop
-Welke kwaliteitseisen zijn objectief noodzakelijk?
-Is er sprake van andere (raam)overeenkomsten waar de inkoop kan plaatsvinden?
-Is er sprake van outsourcing of inbesteden?
-Welke CPV classificatie(s) is van toepassing op de opdracht?
Uitbesteden
Sommige activiteiten worden door uw eigen organisatie uitgevoerd. Maar het uitbesteden van taken en processen komt steeds vaker voor. Het uitbesteden van niet kernactiviteiten is niet alleen voorbehouden aan beursfondsen. Inbesteden van taken kan een weloverwogen keuze zijn. Net als de bewuste keuze voor het uitbesteden van activiteiten.
Uitbesteden houdt in dat de verantwoordelijkheid overgaat op derden. Fysiek kan het proces uiteraard wel in uw organisatie worden uitgevoerd, ook al is dat geen must.
Denk bij uitbesteden aan bijvoorbeeld administratieve taken, zowel op financieel als operationeel gebied. Ook schoonmaak, beveiliging en catering zijn veel niet-kernactiviteiten die worden uitbesteed. Voor elk proces is er een eigen inkoopbehoefte aanbesteding.