Keuze voor een aanbestedingsprocedure 
Bij het plaatsen van een opdracht tot aanbesteding op de markt, zijn er verschillende aanbestedingsprocedures waaruit een keuze gemaakt moet worden voordat u de opdracht in de markt kan zetten. Het kiezen van de juiste procedure hangt van meerdere factoren af en ook de wetgeving speelt een rol bij deze keuze.
Wat staat in de wet?
De Aanbestedingswet 2012 zegt over aanbestedingsprocedures dat het voor de aanbestedende dienst verplicht is om de keuze op basis van objectieve gronden te maken. Dit geldt ook voor de keuze wat betreft de ondernemers die u toelaat tot inschrijving voor uw aanbesteding.
Hierbij is het belangrijk dat u de redenen achter uw keuze duidelijk heeft. Het is niet verplicht om de motivering voor de keuze openbaar te maken, maar u moet het kunnen tonen als een ondernemer u daartoe verzoekt.
Andere factoren bij kiezen van aanbestedingsprocedure
Zoals eerder al is gezegd, hangt de keuze voor een aanbestedingsprocedure dus deels af van de wetgeving rondom dit onderwerp. Daarnaast zijn er nog een aantal andere factoren die een rol spelen bij het maken van deze beslissing, zoals uw budget en wat de inkoopbehoefte van uw onderneming is.
Factoren die van invloed zijn
De andere factoren die een rol spelen bij het kiezen voor een aanbestedingsprocedure zijn:
- Regels voor aanbesteden en eigen interne inkooprichtlijnen
- Het type opdracht
- Het type opdrachtgever
- Eventuele bijzondere (specifieke) omstandigheden
- De situatie op de markt
- Het gunningscriterium dat u kiest
- Concurrentie
- Eventuele beleidsdoelen
- Het belang van het product binnen uw organisatie
- De aard van de opdracht
- De grootte van de opdracht
- De mate van detail van de opdracht
- Administratieve lasten
- De doorlooptijd van de procedure
In de rest van dit artikel bespreken we kort waar elk van deze factoren precies over gaat.
Regels voor aanbesteden en interne inkooprichtlijnen
Er zijn algemene wetten voor het plaatsen van een aanbesteding, zoals de Aanbestedingswet 2012. Ook moet de Gids Proportionaliteit verplicht als richtlijn worden gevolgd. De aanbestedingsregels zijn opgesteld voor de Europese Unie. Deze wetten zijn daarna door elke lidstaat afzonderlijk omgezet naar nationale regelgeving.
Naast wetgeving komt het veelal voor dat de aanbestedende dienst zelf eigen inkooprichtlijnen op heeft gesteld. Deze spelen natuurlijk ook een rol bij het kiezen voor de geschikte procedure.
Het type opdracht
Er zijn verschillende typen opdracht. Hier bespreken we de verschillende typen kort:
• Regelmatig terugkerende opdrachten: deze hebben betrekking op diensten en goederen die u regelmatig inkoopt. Hierbij is niet altijd vooraf te bepalen hoe vaak en wanneer uw onderneming deze dingen nodig heeft. Het schatten van de waarde gebeurt daarom op basis van de opdrachten die over het afgelopen jaar verstrekt zijn. Deze waarde bepaalt vervolgens of u boven of onder de drempelwaarden uitkomt.
• Gemengde opdrachten: het kan voorkomen dat uw opdracht bestaat uit een combinatie van bijvoorbeeld een levering en diensten. Voor de waardebepaling bij een gemengde opdracht telt u de losse waarden bij elkaar op. Het aanbestedingsregime wordt bepaalt door de factor die de hoogste waarde heeft.
• Vertrouwelijke opdrachten: deze opdrachten wilt u vanwege het gevoelige karakter niet openbaar publiceren. In dat geval zou logischerwijs gekozen worden voor een niet-openbare procedure. In dat geval wordt het aanbestedingsbestek aan slechts een paar aanbieders bekend gemaakt.
• Innovatiegerichte opdrachten: u kunt innovatie op de markt stimuleren door bij uw aanbesteding te vragen om een vernieuwende oplossing. Als u dat doet, geeft u prestatie-eisen aan in plaats van technische specificaties.
Eventuele bijzondere omstandigheden
Naast de standaardprocedures zijn er een aantal specifieke procedures. Deze kunt u kiezen als u dat nodig acht, maar dit is een keuze waar u goed over na moet denken. Bij een specifieke procedure kan het soms ten koste gaan van prijs en/of kwaliteit.
Het type opdrachtgever
Binnen een overheidsinstantie als opdrachtgevers, zijn verschillende niveaus te onderscheiden. Het is hierbij van belang of uw onderneming tot een centrale of decentrale overheid behoort. Er zijn namelijk verschillende Europese drempels van toepassing voor deze twee categorieën.
Situatie op de markt
Bij het evalueren van de situatie op de markt draait het onder andere om de vragen: hoe ziet de markt eruit? En hoeveel aanbieders zijn er? De marktsituatie bepaalt tevens voor een deel welk gunningscriterium voor uw aanbesteding verstandig is om te kiezen.
Gunningscriteria
Er zijn drie standaard gunningscriteria waaruit u kunt kiezen. Het criterium dat u voor de gunning kiest, speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure. Heeft u als gunningscriterium bijvoorbeeld de laagste prijs? Dan is een openbare procedure het meest voor de hand liggend.
Concurrentie
Voor het kunnen bepalen van de concurrentie op de markt is uiteraard goede kennis van de betreffende markt nodig. Sowieso geldt als algemene regel dat hoe meer marktkennis u heeft, hoe beter u in staat bent om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen.
Eventuele beleidsdoelen
Het kan zo zijn dat u bepaalde beleidsdoelen heeft, op basis waarvan u eisen stelt aan de mogelijke uitvoerders van de aanbesteding. Voorbeelden van dergelijke beleidsdoelen zijn: sociale aspecten, duurzaam te werk gaan en inkopen, of het betrekken van lokale bedrijven bij de uitvoering.
Belang van product
De artikelen die u inkoopt, kunt u onderverdelen in vier groepen:
• Hefboomproducten: een prijswijziging bij deze producten heeft een groot effect op uw onderneming.
• Knelpuntproducten: deze producten zijn essentieel voor de continuïteit van uw onderneming, maar hebben geringe invloed op het financiële resultaat daarvan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan reserveonderdelen.
• Routinematige producten: deze producten hebben niet zoveel invloed op de voortgang van de processen binnen uw onderneming en vormen dus niet zo’n groot risico. Bovendien worden routinematige producten door veel aanbieders aangeboden en zijn ze vaak goed verkrijgbaar. Voorbeeld: kantoorartikelen.
• Strategische producten: het functioneren van uw onderneming of het bereiken van de door u gestelde doelen is sterk afhankelijk van dit soort producten. Zij hebben een grote invloed.
De aard van de opdracht
Met de aard van de opdracht wordt bedoeld of het gaat om een werk, een levering of een dienst. Een andere optie is nog een gemengde opdracht: een combinatie van één van de hiervoor genoemde. Binnen de groep “diensten” wordt weer onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten.
De aard van de opdracht heeft invloed op of uw opdracht boven of onder de drempelwaarde valt. Er gelden andere drempels voor werken dan voor leveringen en diensten.
De grootte van de opdracht
Dit is natuurlijk van belang voor het bepalen of de opdracht boven of onder de drempelwaarde valt. De grootte van de opdracht draait om de geschatte waarde ervan. Deze waarde bepaalt of uw aanbesteding Europees moet worden aanbesteed of niet.
Mate van detail van de opdracht
Het zal eenvoudiger zijn om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen als u de opdracht gedetailleerd weet te omschrijven. Hoe preciezer de beschrijving is, hoe makkelijker de procedure kiezen is. Als u daarnaast nog (veel) marktkennis heeft, helpt dit ook mee bij het vergemakkelijken van de keuze.
Administratieve lasten
Dit wordt nog wel eens over het hoofd gezien: de administratieve lasten die komen kijken bij een aanbestedingsprocedure. U heeft namelijk aardig wat voorbereiding aan een aanbesteding. Vooral het uitschrijven van de opdracht, het uitwerken van de gunningscriteria en het beoordelen van de inschrijvingen kost aardig wat tijd en papierwerk.
Bovendien heeft niet alleen u als aanbestedende dienst administratieve lasten. Ook de inschrijvers hebben hiermee te maken. Zij moeten namelijk helemaal een offerte opstellen en met bewijsstukken op de proppen komen. Afhankelijk van het gunningscriterium is deze offerte meer of minder uitgebreid.
Doorlooptijd van de procedure
Er gelden voorgeschreven minima voor doorlooptijden bij Europese aanbestedingsprocedures. Dit is onder andere om ervoor te zorgen dat aanbieders voldoende tijd hebben voor een aanmelding en het opstellen van hun inschrijving.
Bij de doorlooptijd is ook het werk dat uzelf moet doen van invloed.