De aanbestedende dienst
Een aanbestedende dienst kan zijn de overheid of publiekrechtelijke instellingen.
Onder de overheid vallen ook de Staat, provincies, gemeenten en waterschappen.
Bij samenwerkingsverbanden tussen de overheid en/of publiekrechtelijke instellingen geldt de aanbestedingsplicht voor het samenwerkingsverband als geheel. Soms zijn de samenwerkende partijen ook nog individueel aanbestedingsplichtig. Zij moeten dus tenderen.
Overheid als aanbestedende dienst
De overheid bestaat uit verschillende soorten rechtspersonen. Dit zijn de Staat, provincies, gemeenten en waterschappen.
Binnen een onderdeel van de rechtspersoon zijn er vaak weer zelfstandige aanbestedende diensten. Binnen de Staat is bijvoorbeeld een ministerie verplicht een zelfstandig een aanbestedende dienst. Zelfs binnen een ministerie kan er weer sprake zijn van een zelfstandige aanbestedende dienst. Dit zou bijvoorbeeld op het niveau van een directoraat zijn.
Vanuit praktisch oogpunt is dit belangrijk, maar ook goed. Hiermee kunnen gelijksoortige aanbestedingsopdrachten opgedeeld worden. Anders zou de Staat alle gelijksoortige opdrachten in één keer moeten aanbesteden. Dat zou praktisch onhaalbaar zijn, zowel voor de Staat als voor de marktpartijen die inschrijven op opdrachten. Zelfs al zou dat proces leiden tot een inkoopopdracht, dan is de markt voor langere tijd verdeeld. Dit zou marktverstorend kunnen werken voor uitvoerende partijen.
Publiekrechtelijke instelling
Een Publiekrechtelijke instelling wordt als zodanig aangemerkt bij de volgende kenmerken:
- De organisatie is opgericht om in behoeften van algemeen belang te voorzien. Er is dus geen sprake van commerciële of andere aard.
- De organisatie moet een rechtspersoon zijn.
- a) De organisatie wordt in hoofdzaak door de Staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling gefinancierd.
b) Het beheer van de instelling staat onder toezicht van een aanbestedende dienst
c) Het bestuur of Raad van Toezicht van de instelling is voor meer dan 50% door een andere aanbestedende dienst aangewezen.
Deze kenmerken (of scherpere criteria) zijn cumulatief. De genoemde criteria moeten van allemaal toepassing zijn. Voor onderdeel 3 geldt dat 1 van de drie (a, b of c) volstaat.
Aanbesteden door niet-aanbestedende diensten
Mocht u de inkoop of het inkoopproces hebben uitbesteed, dan bent u nog steeds verplicht om aan te besteden. De ingehuurde partij heeft de verplichting om namens u aan te besteden.
Ook voor bepaalde werken en diensten waarbij meer dan 50% subsidie wordt verleend geldt er een aanbestedingsplicht. Daarmee is er ook sprake van bij de uitvoerende partij van een aanbestedende dienst (artikel 2.8 Aanbestedingswet 2012). Vaak neemt de subsidieverstrekker deze aanbestedingsplicht expliciet op in de subsidievoorwaarden.
Opdrachten bekostigd met een (gedeeltelijke)(indirecte) subsidie van de Europese Unie vallen buiten de Aanbestedingswet.