Stappenplan inschrijving op aanbesteding opstellen
Voordat jij als gegadigde van een aanbesteding een goede inschrijving in elkaar hebt, is er heel wat werk gedaan. Er kunnen veel kosten en tijd zitten in het opstellen van een goede inschrijving die voldoet aan alle eisen. Natuurlijk wil jij dan een zo groot mogelijke kans dat jou de opdracht gegund wordt. Een duidelijk stappenplan geeft houvast in het proces en vergroot jouw kans op gunning.
Het stappenplan beslaat een groot deel van het inschrijvingsproces: van het bekijken van de aanbesteding tot het uitwerken van jouw inschrijving. Bij iedere stap belichten we een aantal dingen die belangrijk zijn om aan te denken. Zo heb je altijd een basis om op terug te vallen!
Bepalen of aanbesteding aansluit op de onderneming
Allereerst is het van belang om jezelf de vraag te stellen of jouw onderneming de opdracht aan kan. Dit doe je uiteraard nog voor je besluit om over te gaan tot een inschrijving. Heeft jouw bedrijf voldoende kennis en capaciteit voor deze opdracht? En past het ook in de planning? Hierbij gaat het niet alleen om de tijd die het uitvoeren van de opdracht zelf zal kosten, maar ook de tijd die in het inschrijvingsproces gaat zitten. Heb je mensen die de tijd een vaardigheid hebben om dit uit te voeren?
Bovendien is het verstandig om te kijken wat voor impact de aanbesteding op jouw onderneming heeft. Hoe lang duurt het hele proces, tot het afronden van de uitvoering en welke kosten zal jouw onderneming daarbij maken?
Door dit duidelijk op papier te zetten, kun je makkelijker de afweging maken of deze aanbesteding iets voor jouw onderneming is of dat je het deze keer beter kan laten gaan.
Een projectteam samenstellen
Heb je besloten om over te gaan tot inschrijven? Dan is de eerstvolgende stap het samenstellen van een team die de inschrijving op gaat zetten. Houd hierbij goed rekening met de vraag of de personen die in het team zullen zitten, daar voldoende tijd voor hebben naast eventuele andere werkzaamheden. Het is verstandig om de kern van het team te laten bestaan uit een projectleider, een EMVI-schrijver en een persoon die de berekeningen uitvoert. Er moet immers een zo nauwkeurig mogelijke offerte worden geleverd als inschrijving.
Het is afhankelijk van het soort project en de omvang of er nog meer teamleden nodig zijn. Andere teamleden kunnen specialistische kennis meebrengen, bijvoorbeeld over duurzaamheid of sociale aspecten. Bedenk welke kennis van toegevoegde waarde is aan jouw inschrijving en wat aansluit bij de aanbestedingseisen.
Het doorgronden van de aanbesteding en een strategie bepalen
Allereerst gaat het team de aanbesteding uitgebreid doorgronden. Wat verlangt de aanbestedende dienst precies? Welke specificaties, eisen en aspecten zijn het belangrijkst? Maak een analyse van de kansen waarop jouw inschrijving punten kan winnen en van de risico’s van het project. Bedenk eveneens welke strategie jij gaat volgen.
Voor het bepalen van een strategie is het belangrijk om te achterhalen waar de aanbestedende dienst de nadruk op legt. Hecht deze partij veel waarde aan de ambitie of het beleid van een bedrijf? Of speelt kwaliteit veruit de grootste rol bij de opdracht?
Je kunt rond deze stap ook alvast nadenken over mogelijke maatregelen rondom risicobeheer die je zou kunnen nemen en welke effecten deze maatregelen op de begroting gaan hebben.
Beoordelaars achterhalen
Een inschrijving moet allereerst voldoen aan de eisen die hieraan worden gesteld door de aanbestedende dienst. Inschrijvingen die niet aan de voorwaarden voldoen, worden veelal niet eens bekeken.
Verder loont het om te achterhalen wie de personen zijn die de inschrijving zullen beoordelen. Bekijk hierbij vooral wat het vakgebied van de beoordelaars is. Zijn zij meer gespecialiseerd in technische kennis of komen ze uit de beleidskant? Met deze kennis kun je rekening houden bij het kiezen van de informatie die de grootste rol zal spelen in jouw inschrijving.
Nadenken over de opmaak van de inschrijving
Tegen deze tijd kun je alvast aandacht geven aan de vormgeving van de inschrijving. Hoe ga je de inschrijving indienen en welke opmaak geef je het? Let goed op dat het kan zijn dat er verplicht te volgen format-eisen in de aanbestedingsopdracht kunnen staan. In dat geval moet je deze eisen volgen, anders wordt jouw inschrijving niet beoordeeld en meteen afgewezen. Dat zou zonde zijn!
Ben je vrij in het bepalen van de opmaak, denk dan na of je gaat voor een aantrekkelijke lay-out en indeling of dat je juist voor degelijkheid gaat. Deze keuze hangt af van de aard van de opdracht, maar ook deels van de beoordelaars.
Sterke punten verbinden met nadruk van aanbesteding
Het gunningscriterium van de aanbesteding is erg belangrijk bij het bepalen waar de nadruk van jouw inschrijving op moet liggen. Wordt er beoordeeld op laagste prijs? Of juist op beste prijs-kwaliteit verhouding, waarbij kwaliteit ook erg belangrijk is? Ieder gunningscriterium komt met andere aspecten waarop een inschrijving zich het beste kan focussen.
Bedenk bij ieder criterium wat de sterke punten van jouw onderneming zijn daarbij. Als het om laagste prijs gaat, wat zijn dan de beste kwaliteiten en voordelen van jouw bedrijf? Is kwaliteit belangrijk, welk aspect van je onderneming is dan het sterkst?
Het loont om zowel voor laagste prijs als voor kwaliteit deze punten op te schrijven. Zelfs al telt enkel de laagste prijs. Je kunt eventueel de sterke punten op het gebied van kwaliteit benoemen om jouw bedrijf extra goed te presenteren.
De omgeving bekijken
De omgeving waar het project uitgevoerd zal worden, speelt een grote rol op de wijze van uitvoering, de moeilijkheid ervan en de kosten en duur van het uitvoeren. Kijk niet alleen puur naar hoe de omgeving eruit ziet. Bedenk ook hoe de verschillende omgevingsaspecten de opdracht beïnvloeden. Dat recreatiegebied vlakbij, wat voor moeilijkheden of voordelen geeft dat? Hoe is de bereikbaarheid? Wat voor grond is er in het gebied te vinden?
Zwaartepunt van de inschrijving bepalen
Het kan zijn dat een inschrijving is gebonden aan een paginalimiet. In dat geval moet je goed weten aan welke onderdelen je meer pagina’s besteed en aan welke onderdelen minder. Hiervoor analyseer je de prioriteiten van de aanbesteding. Waar hangt het succes van de opdracht vooral vanaf? De aspecten die het meest bepalend zijn voor een succesvolle uitvoering, zouden het middelpunt van jouw inschrijving moeten zijn.
Vragen stellen voor de Nota van Inlichtingen
In de Nota van Inlichtingen komen verduidelijkingen over de aanbesteding en eventueel aanvullingen. Deze mogen echter niets veranderen aan de aard en inhoud van de aanbesteding. Tevens worden in de Nota van Inlichtingen vragen van inschrijvers beantwoord. Heb je vragen over de aanbesteding, schrijf deze dan meteen op zodra je ze tegenkomt. Houd er wel rekening mee dat alle andere inschrijvers de vragen en antwoorden ook kunnen zien. Het kan dus een strategische keuze zijn om een vraag niet te stellen, ondanks dat je dan zelf ook geen antwoord krijgt.
In de Nota van Inlichtingen verschijnen de vragen anoniem. Het is dus niet te zien welke inschrijver welke vraag heeft gesteld.
Het definitieve plan overkijken
Allereerst maak je een concept inschrijving en daaruit komt het definitieve plan naar voren. Is dit definitieve plan eenmaal af, laat het dan nog een keer overkijken. Niet alleen door het team of de personen verantwoordelijk voor de inschrijving, maar ook door een onafhankelijke partij. Iemand van buitenaf heeft vaak een andere kijk op zaken en merkt dingen op waar jij en het team wellicht overheen kijken.
Stel jezelf tijdens het review-proces van je inschrijving sowieso de volgende vragen: sluit de inschrijving goed aan bij de opdracht? Voldoet het aan de inschrijvingseisen, bijvoorbeeld voor de format? Zijn er aspecten onbelicht die eigenlijk wel van belang zijn?
Bron: www.cobouw.nl