Gunning van de aanbesteding 
Het gunnen van een aanbesteding betekent dat u uit de inschrijvingen kiest welke het beste is. Hiermee kiest u dus welke inschrijving de opdracht uit mag gaan voeren.
De gunning aanbesteding begint met het openen van de inschrijvingen die u ontvangen heeft. Daarna bekijkt u of ze aan de eisen voldoen, waarna u de beste inschrijving bepaalt. Schriftelijk brengt u de inschrijvers op de hoogte van de gunningsbeslissing.
Het kan voorkomen dat u vragen over de beslissing, klachten of gerechtelijke procedures moet afhandelen na de bekendmaking.
Welke regels moeten worden gevolgd?
Er zijn verschillende reglementen van toepassing in de gunningsfase:
- De Aanbestedingswet 2012: regels met betrekking tot het gunnen van overheidsopdrachten.
- Het Aanbestedingsreglement Werken 2016: dit is een verplichte richtlijn die moet worden gevolgd bij aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde.
- Eigen inkooprichtlijnen: uiteraard moet u de inkooprichtlijnen van uw eigen organisatie volgen in de gunningsfase.
Het niet volgen van deze regels kan ervoor zorgen dat uw aanbestedingsopdracht ongeldig wordt verklaard of dat een eventueel al gesloten overeenkomst wordt afgebroken. Om verloren kosten, tijd en werk te besparen, is het dus van belang dat u zich als aanbestedende dienst nauw aan de regels en wetten houdt die van toepassing zijn.
Voorafgaand aan het openen
In de fases van voorbereiden, specificeren en het bepalen en opstellen van de (sub)gunningscriteria heeft u naarmate het proces vorderde, steeds meer richtlijnen vastgelegd voor het kiezen van de beste inschrijving. Met name het gunningscriterium en de eventuele subgunningscriteria spelen een grote rol hierbij.
U heeft de eisen en wensen, criteria voor beoordeling en specificaties gepubliceerd bij het aankondigen van de aanbesteding of het is te vinden in de aanbestedingsdocumenten. Bij een niet-openbare procedure heet dit de gunningsleidraad of selectieleidraad. In het geval van een openbare procedure wordt dit het beschrijvend document of het bestek genoemd.
De inschrijvingen openen
De eerste stap in de gunningsfase is uiteraard het openen van de inschrijvingen. U bent verplicht om deze vertrouwelijk te behandelen en mag geen namen of inhoudelijke informatie uit de inschrijvingen delen. Het openen hoeft niet openbaar te gebeuren, maar er moeten wel minimaal twee personen bij aanwezig zijn. Dit om een eerlijk en transparant proces meer te waarborgen en voor een eerlijke concurrentie tussen inschrijvers te zorgen.
U als aanbestedende dienst mag de inschrijvingen pas na de sluitingsdatum openen, dus pas wanneer de inschrijftermijn af is gelopen. Inzendingen die na deze datum, tot op de minuut nauwkeurig, ingestuurd zijn, zijn ongeldig.
Het bekijken van de formele eisen
Na het openen bekijkt u eerst de formele eisen. Voldoet de inschrijving aan een eventueel verplicht format? Is de inschrijving op de juiste wijze ingediend? Is de aanbieding van de inschrijving lang genoeg geldig? Dat zijn voorbeelden van formele eisen waar u naar kijkt bij de eerste, oppervlakkige beoordeling.
Inschrijvingen die niet aan (één van) de eisen voldoen, zijn ongeldig. Deze neemt u niet in behandeling. Net zoals bij het ontvangen van de inschrijvingen, is het belangrijk dat u alles vastlegt in een proces-verbaal. Hierin houdt u bijvoorbeeld bij hoe volledig de inschrijvingen zijn of welke stukken er mogelijk ontbreken.
Geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden
De inschrijvingen die aan de formele eisen voldoen gaan door naar de “volgende ronde”. Nu gaat u deze toetsen aan de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden. Dit is echter alleen het geval bij een openbare procedure, omdat u bij een niet-openbare procedure deze stappen al begaan heeft in de aanmeldingsfase.
Bij de volgende procedures is eveneens een Uniform Europees Aanbestedingsdocument verplicht: Europese procedures, (meervoudig) onderhandse procedures en nationale procedures.
Logischerwijs moeten de inschrijvingen voldoen aan alle eisen zoals deze beschreven zijn in het aanbestedingsbestek en aan mogelijke andere voorwaarden.
Objectieve beoordeling
Het gunnen zelf doet u op basis van de toepassing van het gekozen gunningscriterium. Hierbij is het van groot belang dat u dit criterium op objectieve wijze toepast. U moet bij het proces van het kiezen van de beste inschrijving iedere keuze die u maakt vastleggen. Dit vormt de verplichte motivatie die u bij het versturen van de beslissing moet toevoegen.
Het versturen van de beslissing
Naast het versturen van de voorgenomen gunningsbeslissing aan de gelukkige die de opdracht uit mag gaan voeren, moet u als aanbestedende dienst ook een bericht van afwijzing sturen aan de andere inschrijvers die het niet zijn geworden. Er zijn een paar standaard aspecten die in dat bericht moeten staan:
- Welke partij de opdracht heeft verkregen.
- Een motivatie van de redenen waarop de gunningsbeslissing gebaseerd is.
- Wat de score van de afgewezen ondernemer was tegenover de winnende inschrijving. Hierbij moeten ook sterke en zwakke punten van de inschrijving vermeld worden voor toekomstige verbeteringen.
- Het bedrag waarvoor de aanbesteding uiteindelijk gegund is.
- Binnen welke periode afgewezen ondernemers juridische maatregelen kunnen nemen tegen de beslissing en hoe zij dit kunnen doen.
Na het verzenden van deze brieven is er een verplichte periode van twintig dagen waarin afgewezen inschrijvers tijd hebben om de beslissing en de redenen daarvoor te bekijken. In die tijd kunnen zij afwegen of zij wellicht een procedure tegen de beslissing willen beginnen of niet en of dit mogelijk is gezien de redenen.