De inschrijvingsfase
Het ontvangen van inschrijvingen op de aanbesteding
Na het aankondigen van de aanbesteding en een eventueel aanmeldingsproces, begint de fase waarin (geselecteerde) gegadigden zich in kunnen schrijven op de aanbesteding. De inschrijvingsfase komt voor bij alle verschillende soorten aanbestedingsprocedures. Het is de periode waarin geïnteresseerden zich in kunnen schrijven op de opdracht. Uit deze inschrijvingen kiest de aanbestedende dienst uiteindelijk degene die de opdracht uit mag gaan voeren.
Inschrijven bij openbare en niet-openbare procedures
Het inschrijven op een aanbesteding gebeurt door middel van het indienen van een offerte. De geïnteresseerde partijen stellen een offerte op voor de opdracht en sturen deze in. Naast de offerte kan de aanbestedende dienst ook nog vragen om andere stukken.
Bij een openbare procedure kunnen alle geïnteresseerde, geschikte partijen zich inschrijven. De uitnodiging tot inschrijving is dan de officiële aankondiging van de opdracht.
Bij een niet-openbare procedure is er eerst een aanmeldingsproces aan vooraf gegaan. Op basis van deze aanmeldingen selecteert de aanbestedende dienst de partijen die een inschrijving mogen doen.
Eisen aan wijze van inschrijving
Vaak moet de inschrijving gemaakt worden volgens een bepaald format. Inschrijvingen van een andere soort worden dan meteen als ongeldig verklaart. De inschrijver moet hier dus goed op letten.
Daarnaast bepaalt de aanbestedende dienst hoe de inschrijving ingeleverd moet worden. De opties zijn: via de post, fax, e-mail, fysiek of elektronisch. Bij elektronisch inschrijven moeten wel een paar voorwaarden gevolgd worden. Het belangrijkste is dat het gekozen communicatiemiddel algemeen beschikbaar is. Deze keuze mag er niet toe leiden dat bepaalde ondernemers van inschrijving worden uitgesloten.
Hoe, tot wanneer en waar de inschrijving moet worden gedaan, wordt bij een openbare procedure beschreven in het beschrijvend document en bij een niet-openbare procedure wordt het beschreven in de gunningsleidraad.
Ontvangen van inschrijvingen
De aanbestedende dienst moet de inschrijvingen bewaren tot na de sluitingsdatum. Deze sluitingsdatum moet tot op de minuut vermeld worden. Iedere inschrijving die te laat is, ook al is het maar een paar minuten, is ongeldig. Bij het openen van de inschrijvingen moeten minimaal twee personen aanwezig zijn. Bovendien moet de aanbestedende dienst een proces-verbaal opmaken van wanneer welke stukken ontvangen zijn en op welke wijze deze ontvangen zijn (per post, fax, etc.).
Ruimte voor vragen
De inschrijvingsfase biedt eveneens ruimte voor ondernemers om vragen te stellen met betrekking tot de aanbesteding. Uiterlijk 10 dagen voor de uiterste inschrijfdatum moeten de vragen beantwoord zijn. Ondernemers moeten hier echter ook rekening mee houden. Uitgebreide vragen die kort voor die tijd nog in worden gestuurd, kan de aanbestedende dienst mogelijk niet op tijd beantwoorden.
Alle antwoorden op vragen moet de aanbestedende dienst tevens vastleggen in de Nota van Inlichtingen.