Het specificeren van de aanbesteding
U als aanbestedende dienst heeft natuurlijk precies in uw hoofd wat er moet gebeuren en hoe dat het liefst ziet gebeuren. Uiteraard is het belangrijk dat u zowel de opdracht als eventuele aanvullende eisen en wensen zo goed mogelijk uitwerkt, zodat voor belangstellenden duidelijk is wat er precies moet gebeuren.
Het zo goed en volledig mogelijk uitwerken en formuleren van wat de opdracht precies inhoudt en overige wensen en eisen doet u in de specificaties van de aanbesteding. Hier leest u in het kort de belangrijkste doelen en onderdelen van een aanbestedingsspecificatie.
Specificeren van aanbesteding één van hoofdelementen
Het specificeren van de aanbesteding is vanzelfsprekend één van de hoofdbestanddelen van een opdracht. Hierin legt u immers uit wat er moet gebeuren. Hoe duidelijker dit is, hoe groter de kans is dat uw aanbesteding naar wens wordt uitgevoerd. Bovendien is het voor de toekomstige uitvoerder op deze manier duidelijk wat er van hem verwacht wordt.
In officiële termen is het specificeren het verder beschrijven en vastleggen van de inkoopbehoefte. U doet dit in een vraagspecificatie.
Eisen aan het specificeren van de aanbesteding
Er worden verschillende eisen gesteld aan de specificatie van uw aanbesteding. Het is dan ook een erg belangrijk onderdeel. Enkele eisen zijn:
- De vraagspecificatie moet transparant en niet-discriminerend zijn.
- De vraagspecificatie mag niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel.
- De eisen en wensen moeten proportioneel zijn en mogen eerlijke concurrentie niet belemmeren.
- De Gids Proportionaliteit geeft verplicht te volgen richtlijnen.
- De specificaties moeten bij de officiële aankondiging gepubliceerd worden, net als de gunningscriteria.
Wat staat er in de specificatie?
Wat beschrijft u zoals in de aanbestedingsspecificaties? Het belangrijkste van een aanbestedingsspecificatie is dat u vorm en inhoud geeft aan de specifieke inkoopbehoefte. Dit houdt in wat u van de uitvoerder verwacht dat hij doet. U beschrijft onder andere:
- Technische of functionele eisen
- Eventuele beleidsdoelen: denk hierbij aan dingen zoals duurzame inkoop of het betrekken van lokale bedrijven bij de uitvoering van de opdracht.
- Mogelijke bijzondere uitvoeringsvoorwaarden: dit zijn bepaalde wensen die u mogelijk wil stellen aan de uitvoering van de opdracht, zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen of het zoveel mogelijk beperken van overlast voor de omgeving. Ook eventuele sociale eisen vallen hieronder.
Al deze eisen en aanvullende wensen moeten natuurlijk wel verband blijven houden met de uit te voeren opdracht.