(Sub)gunningscriteria bepalen en opstellen 
Bij het publiceren van een opdracht moet u niet alleen de inhoud van deze opdracht beschrijven. U moet eveneens aangeven aan welke wensen en eisen een goede inschrijving voldoet en hoe u de inschrijvingen zal beoordelen. Geïnteresseerden moeten namelijk weten aan welke eisen zij moeten voldoen en op welke aanvullende wensen zij eventueel extra punten kunnen halen.
Het gunningscriterium heeft betrekking op hetgeen waarop u let bij het beoordelen. Er zijn drie standaard gunningscriteria waaruit te kiezen valt: de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van de kosteneffectiviteit, en de laagste prijs.
Wat zijn subgunningscriteria?
Als uw opdracht met kwaliteitswensen komt, dan legt u deze uiteraard ook vast. Dit doet u in de vorm van subgunningscriteria. Bij het kiezen en opstellen van de subgunningscriteria heeft u relatief veel vrijheid. Hierbij geeft u ook aan hoeveel elk subcriterium meeweegt, dus wat de waardering van de verschillende aspecten zal zijn.
Wat zegt de Aanbestedingswet 2012 over gunningscriteria?
BPKV is de standaard
In de Aanbestedingswet 2012 is vastgelegd dat het standaardcriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding is, ook wel afgekort als BPKV. Dit criterium is in ieder geval standaard voor opdrachten die vallen boven de Europese aanbestedingsdrempel en voor opdrachten die onder het Aanbestedingsreglement Werken 2016 vallen.
Publicatie van de criteria
U moet de gunningscriteria vermelden bij de formele publicatie van een opdracht of een uitnodiging tot inschrijving. Als u te maken heeft met eventuele subgunningscriteria, dan moeten deze ook bij de officiële aankondiging gepubliceerd worden, samen met de wegingsfactoren voor de verschillende aspecten.
De gegevens over de (sub)gunningscriteria mogen na de publicatie en tijdens de aanbestedingsprocedure niet meer worden gewijzigd. Het is dus belangrijk om hier vooraf goed over na te denken en alles duidelijk op papier te zetten.
Eisen aan formulering van criteria
Een belangrijke eis van de Aanbestedingswet 2012 aan (sub)gunningscriteria is dat deze niet-discriminerend, proportioneel en transparant moeten zijn. Bovendien moeten de criteria logischerwijs voldoende in direct verband liggen met het onderwerp/voorwerp van de opdracht.
U moet de criteria zo opstellen dat elke geïnteresseerde die het leest, dit op dezelfde manier kan opvatten en zodat u later op een objectieve manier de inschrijvingen kan beoordelen aan de hand van de criteria.
Kiezen op basis van criteria
De gunningscriteria geven dus aan waar u als aanbestedende dienst belangrijk vindt wat betreft de kwaliteit en de punten waarop u de inschrijvingen gaat beoordelen. Tevens staat erin hoe zwaar de verschillende punten elk meetellen. Op basis van de gunningscriteria kiest u uiteindelijk de inschrijving die uw opdracht uit mag gaan voeren.
Gunningscriterium: beste prijs-kwaliteitverhouding
Wanneer van toepassing?
De BPKV is in de meeste gevallen van toepassing of zelfs verplicht als gunningscriterium. Zo schrijft ook de Gids Proportionaliteit dit gunningscriterium voor als standaard. Als u toch één van de andere twee criteria van toepassing wil laten zijn op uw aanbesteding, dan moet u uiteraard een goede motivatie geven voor deze beslissing. Deze motivatie moet in de aanbestedingsstukken worden opgenomen.
Veel waarde aan kwaliteit
Met BPKV als gunningscriterium hecht u veel waarde aan eventuele extra kwaliteit die de inschrijvers kunnen bieden. Natuurlijk bepaalt u welke kwaliteit het uit te voeren werk minimaal moet hebben. Dit doet u door de gewenste kwaliteit duidelijk en hard te omschrijven door middel van minimumeisen die te controleren zijn.
BPVK Subgunningscriteria
Naast de minimum kwaliteit geeft u ruimte voor mogelijke extra kwaliteit. Hiervoor kunt u subgunningscriteria opstellen: uw aanvullende wensen wat betreft de kwaliteit. Deze subgunningscriteria neemt u op in de opdrachtbeschrijving of het bestek.
Bij deze aanvullende wensen, moet u tevens aangeven hoe zwaar elke wens meetelt, dus hoe zwaar de verschillende aspecten van mogelijke extra kwaliteit beoordeeld worden. Dit geeft de geïnteresseerde tevens inzicht in hoe de aspecten meewegen ten opzichte van elkaar en de prijs.
Het is belangrijk dat de kwaliteit een goede verhouding heeft met de prijs. De prijs mag niet extreem veel meer meewegen dan de kwaliteit. In dat geval is het “laagste prijs”-criterium beter van toepassing op uw aanbesteding.
Gunningscriterium: laagste prijs
Bij het gunningscriterium laagste prijs wordt niet zoveel waarde gehecht aan eventuele extra kwaliteit die inschrijvers kunnen bieden. Het draait hierbij immers om de prijs en minder om de kwaliteit. Om ervoor te zorgen dat uw aanbestedingsopdracht wel enige kwaliteit heeft, is het belangrijk om een minimum kwaliteit vast te stellen in de vorm van controleerbare minimumeisen. Dit doet u in de beschrijving van de opdracht of in het bestek.
Gunningscriterium: laagste kosten
Bij de laagste kosten gaat het om de kosten op basis van de kosteneffectiviteit. Hieronder vallen bijvoorbeeld de levenscycluskosten van de opdracht. Denk hierbij aan dingen als interne kosten, ontwikkeling, productie, etc., maar ook aan eventuele externe kosten die toegerekend worden aan (nadelige) milieueffecten.